Jubiwee + RGPD = 😍

Vous vous souciez de vos données personnelles ou de celles de vos collaborateurs ?

Vous avez frappé à la bonne porte ! Ici, vous saurez tout sur les pratiques que nous avons mis en oeuvre chez Jubiwee pour garantir l'intégrité des données que nous avons ; et tout ça en 3 points simples et compréhensibles par tous !

Depuis notre naissance en 2016 - avant mĂȘme que la rĂ©gulation ne soit publiĂ©e - la protection des donnĂ©es et la confidentialitĂ© a toujours Ă©tĂ© dans notre ADN ; c'est donc bras ouverts que nous accueillons cette rĂ©gulation qui permet de mettre un cadre lĂ©gal Ă  l'utilisation des donnĂ©es personnelles.

Quelles données possédons-nous ?

Nous sommes trÚs attachés à posséder uniquement les informations nécessaires au fonctionnement de l'outil ; ni trop, ni pas assez ! Cela permet d'avoir un contrÎle optimal dessus et de respecter l'intimité des personnes dont elles proviennent.

Les trois étapes suivantes décrivent leur parcours au sein de Jubiwee :

  • Votre employeur nous fait parvenir votre adresse email professionnelle. C'est le moyen que nous utilisons pour vous prĂ©venir de nouvelles campagnes. Par exemple, vous pourriez recevoir un email vous invitant Ă  donner votre avis sur l'amĂ©nagement de votre espace de travail.
  • Votre employeur peut aussi nous prĂ©venir de votre situation au sein de l'entreprise. Etes-vous un comptable basĂ© Ă  La DĂ©fense ? Cette information est trĂšs utile pour mieux comprendre vos attentes et celles de vos collĂšgues. Elle permet Ă  votre entreprise de segmenter les rĂ©sultats pour savoir oĂč et comment agir ; c'est plus pratique n'est-ce pas ?
  • Vos rĂ©ponses sont agrĂ©gĂ©es et anonymisĂ©s. Lorsque vous rĂ©pondez Ă  une campagne, vos rĂ©ponses sont mĂ©langĂ©es avec celles des autres : de cette façon votre employeur n'est pas en mesure de remonter individuellement aux rĂ©pondants Ă  partir des statistiques que nous fournissons.

Les données sont-elles entre de bonnes mains ?

Absolument ! Elles sont en sécurité dans un datacenter Iliad à Paris ; elles sont sages et ne risquent pas de s'enfuir ! Aussi, nous ne les partageons pas avec quelque prestataire que ce soit.

Une fois sur nos serveurs, vos données sont immédiatement traitées : elles sont agrégés avec celles de vos collÚgues de sorte à ce que votre identité ne ressorte pas lorsque nous restituons les résultats à votre employeur ; votre anonymat est garanti.

Pour l'employeur : si vous le souhaitez vous pouvez exporter les résultats agrégés depuis votre tableau de bord au format CSV et Excel.

Que se passe t-il lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise ?

Toutes les données que nous traitons sont soumise à une politique de conservation. Cette politique définit les termes dans lesquels les données sont conservées ou supprimées.

Elles sont supprimées dans les trois cas suivants :

  • Lorsque vous quittez votre entreprise. Au moment de la mise Ă  jour de la liste des collaborateurs que nous possĂ©dons, si vous n'y apparaissez plus alors votre profil est automatiquement supprimĂ© : cela comprend votre adresse email ainsi que tout autre Ă©lĂ©ment considĂ©rĂ© comme Ă©tant une donnĂ©e personnelle.
  • Lorsqu'elles ont plus de 7 ans. Dans le cadre de notre prestation de service, nous avons jugĂ© que les donnĂ©es vieilles de plus de 7 ans n'Ă©taient plus utiles pour mener des Ă©tudes statistiques Ă©loquentes. Dans ce cas, inutile de s'en encombrer !
  • A la demande de votre entreprise. Si votre employeur le souhaite, nous pouvons supprimer les donnĂ©es vous concernant. Aussi, Ă  sa demande dans le cas d'un contrat terminĂ© avec Jubiwee, nous pouvons supprimer toutes les donnĂ©es personnelles ainsi que celles agrĂ©gĂ©es.

Nos bonnes pratiques pour ĂȘtre conforme Ă  la RGPD

Cher client, c'est avec grand plaisir que nous partageons nos bonnes pratiques et conseils sur le sujet !

Soyez transparent. Lorsque vous lancez Jubiwee au sein de votre entreprise, prévenez vos collaborateurs. Expliquez-leur pourquoi vous avez pris cette initiative et quel en est le but, ils en seront réjouis ! N'oubliez pas non plus de parler de leurs données : cela les rassurera de les savoir en sécurité à Paris sous forme agrégés et anonymisés, traitées par Jubiwee étant un tiers de confiance. Cela les familiarisera aussi avec notre marque : ils ne seront pas surpris en interagissant avec Jubiwee. Nous possédons des modÚles pour communiquer en interne, n'hésitez pas à nous les demander !

Pensez Ă  la base lĂ©gale. Au mĂȘme titre que les logiciels de gestion de paie ou d'enquĂȘte annuelle avec lesquels vous partagez des donnĂ©es personnelles, Jubiwee se place en tant que solution d'intĂ©rĂȘt lĂ©gitime. En ce sens, son utilisation se fait dans le cadre du contrat que vos collaborateurs ont avec vous, leur employeur.

Documentez l'utilisation de Jubiwee. Gardez une trace en interne de l'utilisation de Jubiwee. Vous pouvez y documenter les donnĂ©es recueillies, la finalitĂ© du traitement et dĂ©crire en quoi Jubiwee se constitue en tant que solution d'intĂ©rĂȘt lĂ©gitime pour vos managers. Vous pouvez aussi ajouter quelques mots sur la sĂ©curitĂ© des donnĂ©es et tout ce qui vous semble nĂ©cessaire, pour un tierce, Ă  la bonne comprĂ©hension de l'outil.

Des questions, Plus d'informations ?

Nous restons à votre écoute ! Pour toute information supplémentaire, demande de documentation ou questions, n'hésitez pas à nous contacter :