Jubiwee + RGPD = 😍

Vous vous souciez de vos données personnelles ou de celles de vos collaborateurs ?

Vous avez frappé à la bonne porte ! Ici, vous saurez tout sur les pratiques que nous avons mis en oeuvre chez Jubiwee pour garantir l'intégrité des données que nous avons ; et tout ça en 3 points simples et compréhensibles par tous !

Depuis notre naissance en 2016 - avant même que la régulation ne soit publiée - la protection des données et la confidentialité a toujours été dans notre ADN ; c'est donc bras ouverts que nous accueillons cette régulation qui permet de mettre un cadre légal à l'utilisation des données personnelles.

Quelles données possédons-nous ?

Nous sommes très attachés à posséder uniquement les informations nécessaires au fonctionnement de l'outil ; ni trop, ni pas assez ! Cela permet d'avoir un contrôle optimal dessus et de respecter l'intimité des personnes dont elles proviennent.

Les trois étapes suivantes décrivent leur parcours au sein de Jubiwee :

• Votre employeur nous fait parvenir votre adresse email professionnelle. C'est le moyen que nous utilisons pour vous prévenir de nouvelles campagnes. Par exemple, vous pourriez recevoir un email vous invitant à donner votre avis sur l'aménagement de votre espace de travail.

• Votre employeur peut aussi nous prévenir de votre situation au sein de l'entreprise. Etes-vous un comptable basé à La Défense ? Cette information est très utile pour mieux comprendre vos attentes et celles de vos collègues. Elle permet à votre entreprise de segmenter les résultats pour savoir où et comment agir ; c'est plus pratique n'est-ce pas ?

• Vos réponses sont agrégées et anonymisés. Lorsque vous répondez à une campagne, vos réponses sont mélangées avec celles des autres : de cette façon votre employeur n'est pas en mesure de remonter individuellement aux répondants à partir des statistiques que nous fournissons.

Les données sont-elles entre de bonnes mains ?

Absolument ! Elles sont en sécurité dans un datacenter Iliad à Paris ; elles sont sages et ne risquent pas de s'enfuir ! Aussi, nous ne les partageons pas avec quelque prestataire que ce soit.

Une fois sur nos serveurs, vos données sont immédiatement traitées : elles sont agrégés avec celles de vos collègues de sorte à ce que votre identité ne ressorte pas lorsque nous restituons les résultats à votre employeur ; votre anonymat est garanti.

Pour l'employeur : si vous le souhaitez vous pouvez exporter les résultats agrégés depuis votre tableau de bord au format CSV et Excel.

Que se passe t-il lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise ?

Toutes les données que nous traitons sont soumise à une politique de conservation. Cette politique définit les termes dans lesquels les données sont conservées ou supprimées.

Elles sont supprimées dans les trois cas suivants :

• Lorsque vous quittez votre entreprise. Au moment de la mise à jour de la liste des collaborateurs que nous possédons, si vous n'y apparaissez plus alors votre profil est automatiquement supprimé : cela comprend votre adresse email ainsi que tout autre élément considéré comme étant une donnée personnelle.

• Lorsqu'elles ont plus de 7 ans. Dans le cadre de notre prestation de service, nous avons jugé que les données vieilles de plus de 7 ans n'étaient plus utiles pour mener des études statistiques éloquentes. Dans ce cas, inutile de s'en encombrer !

• A la demande de votre entreprise. Si votre employeur le souhaite, nous pouvons supprimer les données vous concernant. Aussi, à sa demande dans le cas d'un contrat terminé avec Jubiwee, nous pouvons supprimer toutes les données personnelles ainsi que celles agrégées.

Nos bonnes pratiques pour être conforme à la RGPD

Cher client, c'est avec grand plaisir que nous partageons nos bonnes pratiques et conseils sur le sujet !

Soyez transparent. Lorsque vous lancez Jubiwee au sein de votre entreprise, prévenez vos collaborateurs. Expliquez-leur pourquoi vous avez pris cette initiative et quel en est le but, ils en seront réjouis ! N'oubliez pas non plus de parler de leurs données : cela les rassurera de les savoir en sécurité à Paris sous forme agrégés et anonymisés, traitées par Jubiwee étant un tiers de confiance. Cela les familiarisera aussi avec notre marque : ils ne seront pas surpris en interagissant avec Jubiwee. Nous possédons des modèles pour communiquer en interne, n'hésitez pas à nous les demander !

Pensez à la base légale. Au même titre que les logiciels de gestion de paie ou d'enquête annuelle avec lesquels vous partagez des données personnelles, Jubiwee se place en tant que solution d'intérêt légitime. En ce sens, son utilisation se fait dans le cadre du contrat que vos collaborateurs ont avec vous, leur employeur.

Documentez l'utilisation de Jubiwee. Gardez une trace en interne de l'utilisation de Jubiwee. Vous pouvez y documenter les données recueillies, la finalité du traitement et décrire en quoi Jubiwee se constitue en tant que solution d'intérêt légitime pour vos managers. Vous pouvez aussi ajouter quelques mots sur la sécurité des données et tout ce qui vous semble nécessaire, pour un tierce, à la bonne compréhension de l'outil.

Des questions, Plus d'informations ?

Nous restons à votre écoute ! Pour toute information supplémentaire, demande de documentation ou questions, n'hésitez pas à nous contacter :

• DPO : Antoine Bellion - antoine@jubiwee.com
• Adresse : Jubiwee, 64 rue Lamarck, 75018 Paris.